Management - Kontrola
1. Vnitřní struktura kontrolních činností
2. Hodnotící kriteria
3. Moderní přístupy ke kontrole
4. Vnitřní kontrolní systém organizace
4.1 Účel kontroly
4.2 Předmět kontroly
4.3 Subjekty kontroly
4.4 Časová dimenze
4.5 Přístupy a metody
4.6 Controlling
5. Formování vnitřního kontrolního systému
Kontrolní činnosti využívají manažeři na všech úrovních řízení jako určité zpětné vazby. Smyslem je získat objektivní představu o řízené realitě, tj. plnění plánovaných záměrů, stupni realizace přijatých rozhodnutí.
Základní členění kontrolních procesů spočívá v dělení na:
- Vnitřní (interní) kontrolu;
- Je iniciována vnitřními strukturami organizace,
- Je realizována zpravidla řídícími pracovníky nebo pracovníky, kteří jsou ke kontrole řídícími pracovníky zmocněni.
- Vnější (externí) kontrolu.
- Smluvní požadavky, kdy se organizace v souladu se svými záměry zaváže, že umožní externímu subjektu prověřit určité skutečnosti;
- Zákonné požadavky – z dikce řady zákonů vyplývá oprávnění zpravidla státních orgánů provádět vybrané kontrolní činnosti (daňová přiznání, placení příspěvků na sociální a zdravotní pojištění, požární kontrola , kontrola BOZP atd.
1. Vnitřní struktura kontrolních činností
Každá kontrola se dá rozdělit do dílčích činností, které jsou zpravidla chápány jako fáze kontroly. U složitějších kontrolních akcí mohou být tyto fáze chápány zcela samostatně. Jejich zabezpečením a provedením mohou být pověřeni i různí pracovníci. U běžné kontroly tyto fáze splývají.
Určení předmětu kontroly.
Při určování, nebo také projektování kontroly je nutné, přinejmenším z ekonomického hlediska, respektovat některé obecné zásady.
Za zcela nehospodárné lze považovat duplicitní provádění kontroly, kdy určitá oblast je kontrolována různými pracovníky, z více úrovní řízení apod.
Stejně tak je třeba zvážit situace, kdy se počítá s úplnou kontrolou, tj. kontrolou všech prvků, resp. po celou dobu trvání procesu. Posoudit možnost nahradit tuto kapacitně a ekonomicky náročnou kontrolu jiným stupněm, např. namátkovou kontrolou.
Získání a výběr informací pro kontrolu.
Zdrojem informací jsou v tomto případě především „primární informace“ – poznatky z „terénu“, získané přímým pozorováním stavu kontrolované reality.
Výhodou tohoto přístupu k získávání informací je
- zjištění skutečného obrazu kontrolovaného objektu,
- bezprostřední kontakt a možnost interaktivní komunikace,
- operativní nařízení korigujícího zásahu.
Řídící pracovníci na vyšších úrovních (střední a top management) jsou často nuceni řadu kontrolních činností provádět studiem a posuzováním různých hlášení, zpráv, sdělení od podřízených stupňů řízení.
Tyto „sekundární informace“ zprostředkovávají obraz řízené reality a podle takto získaných poznatků manažeři často rozhodují.
Ověření správnosti získaných informací
Správnost každé kontrolní informace by měla být posuzována jak z hlediska věcného, tak z hlediska formálního.
K prověřování informací z věcného hlediska mohou sloužit dílčí prověření záznamů na místě, programové prostředky vylučující nelogické údaje apod.
Při prověřování formální správnosti se prověřuje např. oprávněnost podpisu, úplnost údajů, početní správnost a další.
Hodnocení kontrolovaných procesů
Tato fáze představuje jádro kontrolních procesů. Podstatou hodnocení je srovnávání, kdy zjištěné údaje o dané realitě porovnáváme s určenými kriterii – viz další část přednášky.
Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt
V této fázi dochází k reakci na kontrolní zjištění. Závěry mohou být v podstatě trojí:
- „nech být“ – tzn. že kontrolou nebyly zjištěny žádné problémy, vývoj řízené reality je v žádoucím stavu. Žádná korigující či jiná opatření nejsou nutná;
- „proveď korigující opatření“ – k tomuto řešení se přistoupí v případě, kdy vývoj řízené reality se v dílčích oblastech odchyluje od žádoucího stavu, takže je třeba přijmout korigující opatření, která upraví řízenou realitu;
- „uskutečni nápravná opatření – ve všech případech, kdy jsou zjištěny problémy typu „porucha“, tj. nastala neshoda ve vývoji řízené reality oproti předpokládanému stavu (specifikaci, standardu, plánu) je třeba provést opatření k nápravě. Návrh by měl přednést kontrolovaný.
- „přijmi nové řešení“ – vyvíjí-li se řízená realita nežádoucím směrem nebo jsou-li zjištěny závažné nedostatky, je třeba přijmout nové zásadní rozhodnutí, které bude znamenat jiný směr řešení problému.
Tato fáze kontroly by měla být realizována v případě, že na základě předcházející kontroly byla navržena korigující či nápravná opatření a je třeba prověřit jejich účinnost.
2. Hodnotící kriteria
Při vlastním vyhodnocování se zpravidla užívá následujících typů hodnotících kriterií:
Standardy
- představují nejběžnější kriterium kontroly. V podnikové praxi existuje řada standardů, které je třeba při realizaci činností a případné kontrole respektovat. Lze je rozdělit do dvou základních skupin:- obecné normy chování, které nejsou obvykle pro náplň konkrétní činnosti specifikovány, neboť se předpokládá, že jejich znalost je samozřejmou součástí kvalifikace pracovníků, resp., že s nimi byli pracovníci obecně seznámeni např. při nástupu do zaměstnání (BOZP, hygiena, požární ochrana);
- specifické požadavky, které konkretizují pro dané aktivity dílčí či cílové hodnoty, jichž má být dosaženo. Obecně se jedná o měřitelné, kvantifikovatelné veličiny:
- fyzikální veličiny – dosažené teplo, tlaky, spotřebované kilogramy, metry, litry, vyrobené kusy a pod
- ekonomické veličiny – náklady, rozsah zásob, závazků, pohledávek, velikost úvěrů, tržby, zisk apod. Jsou uváděny buď v absolutní hodnotě nebo v podobě určeného rozpočtu či poměru – ukazatel rentability, doba obratu, likvidity apod.;
- kombinované veličiny – vznikající spojením fyzikálních a ekonomických. Např. kalkulační položky jako je spotřeba materiálových či mzdových nákladů na jednotku (kus, litr, metr) výroby;
- neměřitelné veličiny – nelze-li požadovaný stav kvantitativně vyjádřit, je vhodné využít kriteria vzorku, popř. vzorku s mezními hodnotami. Např. specifikace tvarově náročných výrobků, specifikaci barevných odstínů, kvality povrchu apod.
Časové srovnání
- představuje další častý rozborový nástroj kontroly, kdy se posuzuje, jak se daný předmět kontroly vyvíjí v sledovaném období s ohledem na vývoj v minulém období.Z analýzy v čase můžeme odvodit řadu cenných poznatků o trendech vývoje kontrolované reality, o vlivech sezónnosti či anomálií ve vývoji.
Konkurenční srovnání.
- v tomto případě se jako etalonu pro kontrolu užívají hodnoty veličiny, které v dané oblasti dosahuje konkurenční firma.Správné řídící a provozní praktiky
- představují okruh požadavků, které obvykle nejsou specifikovány v dokumentech, ale představují obecné požadavky na chování, jednání pracovníků, uspořádání pracovních nástrojů atd., které jsou obecně dané. Kvalifikovaný pracovník je musí znát (učí se ve školách,kursech apod.) Příkladem mohou být pravidla pro zpracování a čtení technických výkresů, postupy pro zaznamenávání změn v nich apod. Kontrolou se může zjistit zda kótování, změny ve výkresech jsou prováděny správně, zda výkres byl přezkoumán a schválen tak, jak je žádoucí, apod.3. Moderní přístupy ke kontrole
Je zřejmé, že jak realizace, tak i neuskutečnění kontroly mohou mít různé ekonomické důsledky:
- Jakákoli neodhalená neshoda (vada, reklamace, nedostatek) musí být považována za faktor snižující produktivitu firmy. Neshody mohou mít různou podobu a různé důsledky:
- Podvod, zpronevěra = finanční ztráta,
- Nespokojenost zákazníků = pokles podílu na trhu,
- Reklamace = uplatnění penále, náhrady škody,
- Vada ve výrobě = znehodnocení materiálu, energií, neužitečné vynaložení lidské práce, neproduktivní zatížení výrobních kapacit, vícenáklady na nápravu či likvidaci zmetků.
- Ani kontrolní operace nepředstavují významnou produktivní aktivitu. I nejaktivnější kontrolní operace nejsou ničím jiným, než minimalizovanými ztrátami. Je-li výsledkem kontroly konstatování příznivého stavu, je zřejmé, že tato kontrola byla do jisté míry zbytečná.
- Jako nejméně výhodná se jeví konečná, výstupní, cílová kontrola. Sice do určité míry může být pro podřízené pracovníky motivujícím faktorem, na druhé straně je zde značné riziko týkající se případů, kdy realizace úkolů nejde správným směrem a tato skutečnost se zjistí až na základě závěrečné kontroly.
- Výhodnější je aplikovat průběžnou kontrolu. Zde je nutno uplatnit diferencovaný přístup k předmětu kontroly, popř. určit mezní body pro kontrolu a stanovit vhodnou formu kontroly. Výrazně preventivní náboj z ekonomického hlediska pak má předběžná kontrola, spočívající v prověření všech faktorů a podmínek, které mohou ovlivnit správný průběh procesu a následně i konečné výsledky.
- Ještě výhodnější je omezovat kontrolu, a to za předpokladu, že jsou učiněna na straně řízené reality taková opatření, aby vzniklé nedostatky byly minimalizovány nebo k nim vůbec nedocházelo.
Preferování prevence před následnou kontrolou znamená výrazný obrat v přístupech řízení, jejich prosazení do běžné praxe vyžaduje:
- posílit zpětnou vazbu, vybudovat dobrý informační systém týkající se průběhu významných činností a skutečností zabezpečit přístup k takto vyhodnoceným datům;
- využívat při projektování nových výrobků, procesů apod. preventivních metodických postupů, jejichž smyslem je odhalit a eliminovat vysoká potencionální rizika neshod při běžném provozu;
- potlačit u projektových i výkonných pracovníků přesvědčení o neomylnosti při výkonu práce a posílit u nich vnitřní kontrolní postupy.
- Neudělal jsem někde chybu?
- Nevznikaly u podobných řešení v minulosti problémy?
- Zjistil jsem opravdu největší úskalí daného řešení?
- Je dané řešení nejlepší?
- Nedalo by se ještě něco zlepšit?
Prevence chyb
- předpokládá pochopit příčiny chyb a řídícími aktivitami jim zabránit nebo je alespoň omezit a dále v předstihu zabezpečit řízené (předepsané) podmínky pro správný výkon aktivity.Jako nepřesná se jeví tzv. personifikace vadné práce – jednostranné hledání příčin zjištěných nedostatků na straně pracovníka.
Analyzujeme-li lidské chyby, lze určit jejich základní skupiny:
- Chyby vědomé – jde o chyby úmyslné, které lze rozdělit na:
- Záměrné chyby – důvodem jejich vzniku bývá zpravidla vzdor, pocit uražení pramenící neoprávněně i oprávněně z neuznání, předcházejícího postihu pracovníka,
- Chyby z nedbalosti – důvodem může být pocit anonymity, tj. že firma nedokáže přiřadit zjištěné nedostatky k jednotlivým pracovníkům, nezájem o práci, protože firma nemá zájem o jeho návrhy, připomínky, doporučení,
- Chyby záměrně utajované – pracovník sice zaznamená nedostatek, ale nereaguje žádoucím způsobem. Důvodem mohou být obavy, že vykázané vady vrhnou špatné světlo na kvalitu jeho práce. Důvodem může být i nevhodný stimulační systém.
- Chyby z nedostatku znalostí maní svůj původ v celé řadě faktorů
- Nedostatek vzdělání,
- Omezený rozsah praktických zkušeností,
- Malé dovednosti pracovníka apod.
- Chyby z nedostatku soustředění mohou mít řadu příčin
- Nesoustředění, popř. vyrušování pracovníka,
- Nadměrné jednostranné zatížení,
- Práce pod časovým tlakem,
- Monotónní práce.
Kontrolní systém by měl představovat uskupení kontrolních činností, které jsou vzájemně propojeny a ne sumář různých individuálních kontrol.
Při koncipování vnitřního kontrolního systému je třeba si ujasnit jeho úlohu v rámci organizace – dát odpověď na následující otázky:
|
= | účel, funkce a smysl kontroly |
|
= | předmět kontroly |
|
= | subjekt kontroly |
|
= | periodicita kontroly |
|
= | způsob, metody kontroly |
4.1 Účel kontroly
Otázka „proč?“ se ptá na funkci i smysl kontroly.
Kontrola může mít následující funkce:
- Inspekční funkce spočívá v objektivním zjišťování a vyhodnocování skutečného stavu sledované reality s ohledem na specifikované požadavky. Je zřejmé, že kontrola nemá opodstatnění, pokud chybí kriteria, která určují žádoucí stav.
- Preventivní funkce kontroly spočívá v působení přítomnosti, popř. i zásahy na stabilní vývoj řízené reality. U podřízených existence kontroly vyvolává vyšší odpovědnost při realizaci stanovených úkolů.
- Eliminační funkce kontroly znamená, že na základě kontroly jsou činěny zásadní zásahy, které zamezují vzniku nežádoucích situací.
Smysl kontroly se v průběhu let postupně rozšiřuje.
V odhalování nedostatků
spočívalo rané zaměření kontroly. Smysl kontroly byl orientován na zjišťování. Eliminaci a prevenci nedostatků, zvláště pak k zjišťování podvodů, zabraňování okrádání či jiným ztrátám.Postupně byl okruh kontrol rozšířen i na odhalování dalších nedostatků, které pro organizaci znamenaly ztráty či ekonomické sankce.
Důležitý okruh kontrol je také zaměřen na respektování právních předpisů a obdobných nařízení.
V současnosti se okruh kontrolní činnosti dále rozšiřuje o prověřování funkce systému. Moderní kontrolní systémy by měly manažerům na příslušných úrovních řízení poskytnout záruku,
- že existující systém (proces, činnost, výsledek činnosti) se chová žádoucím způsobem,
- že probíhá bez problémů či jiných nedostatků,
- že jsou plněny stanovené dlouhodobé záměry i plánované cíle,
- že je dosahováno efektivnosti a účinnosti,
- že řídící systémy jsou adekvátní jak v současné situaci, tak i vzhledem k vývoji systému v blízké budoucnosti.
„co“ má být kontrolováno. V tomto směru je žádoucí především analyzovat a vyhodnocovat všechny případy nezdarů a na tomto základě diferencovat přístupy kontroly.
Všechny aktivity není nezbytné kontrolovat, některé jen minimálně, u jiných je kontrola nutná.
Zvýšené kontrolní úsilí musí být zaměřeno na:
- regulované elementy – u rizikových výrobků, firemních aktivit či pracovních činností může stát legislativně nařídit určité požadavky na jejich podobu a příslušnými ekonomickými, trestními nástroji vynucovat jejich plnění. Je pochopitelné, že tyto státem regulované bezpečnostní, hygienické, ekologické, technologické a další požadavky představují pro firmu prioritu i z pohledu kontroly;
- nestabilní procesy – jde o aktivity, u kterých se v minulosti vyskytovaly časté problémy a nápravná opatření dosud nebyla dostatečně účinná;
- zvláštní procesy – jde o aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně napravit. Proto je žádoucí, aby jim byla věnována mimořádná pozornost, a to i z hlediska kontroly jejich plnění;
- nové aktivity – u kterých je vyšší potenciální riziko vzniku různých nedostatků. Zpravidla jde o
- zavedení nového výrobku,
- nákup nových matriálů,
- zavedení nové technologie,
- uvedení nového zaměstnance do pracovní činnosti apod.
Ptáme-li se na zaměření kontroly, pak můžeme rozlišovat následující orientaci na:
- kvantitativní aspekty, zaměřené na množstevní kriteria, zpravidla vyjádřená ve fyzikálních jednotkách;
- ekonomické aspekty, zaměřené na hospodárnost, popř. efektivnost procesů a jejich výsledků, zpravidla vyjádřené v peněžních jednotkách;
- kvalitativní aspekty, zaměřené na dosažení požadovaných kvalitativních parametrů, určených specifikacemi kvality;
- časové aspekty, zaměřené na dodržování časových, termínovaných požadavků vyjádřených v časových jednotkách.
Současné ekonomické prostředí je natolik ekonomicky náročné, že nestačí řídit a následně kontrolovat pouze na základě ekonomických kriterií, ale je třeba respektovat i kvantitativní a časová hlediska nebo se je pokusit promítnout do finančních ukazatelů.
4.3 Subjekty kontroly
Odpověď na otázku „kdo“ má kontrolovat má několik podob:
- vedoucí pracovníci – podle zásady „kdo řídí – kontroluje“ musí každý vedoucí pracovník zabezpečit jistou míru kontroly;
- jednotliví zaměstnanci – organizace musí vytvořit prostřednictvím školení, řídících aktivit, kontroly manažery takové klima, kdy jednotliví zaměstnanci za nedílnou součást svých aktivit považují kontrolu vlastní činnosti;
- vnitřní kontroloři – s ohledem na pracovní zařazení můžeme tuto skupinu rozdělit na dvě podskupiny:
- specialisté pověření výkonem kontrolní činnosti jako profesí, tj. podnikový kontrolor, pracovník technické kontroly, zaměstnanec útvaru controlingu, interního auditu apod.;
- vyškolení pracovníci ve vybraných technikách kontroly, např. interního auditu, bezpečnostní technik, provádějící kontroly kumulované se svou základní profesí;
- externí odborník ve službách vnitřní kontroly organizace.
4.4 Časová dimenze
Otázka „kdy“ kontrolovat, může mít řadu praktických podob. Při přípravě a zpracování vnitřního kontrolního systému je třeba uvážit:
- termín kontroly – kontrola řádná a mimořádná
- řádná kontrola se uskutečňuje v plánovaných termínech. Je užitečné, když má firma zpracován plán vnitřních kontrol, je určen předmět kontroly, kontroloři i kontrolovaní se mohou na průběh kontroly připravit;
- mimořádná kontrola se volí v případech, kdy nastaly nebo jsou signalizovány nežádoucí situace či neshody. Mimořádnou kontrolu může nařídit vedoucí pracovník kdykoli.
- četnost kontrol
- četnost kontrol v průběhu roku,
- četnost kontrol v průběhu kontrolní akce.
Obecné doporučení pro koncipování vnitřního kontrolního systému hovoří o tom, že alespoň jednou za rok by měly být zkontrolovány všechny řízené oblasti.
Častější kontrole by měly být podrobeny jednak ty oblasti, které představují prioritu v aktivitách organizace, jednak ty činnosti, které jsou z nějakého důvodu pro chod organizace rizikové – nestabilní, zvláštní, nové činnosti.
- Časový charakter kontroly s ohledem na vývoj prověřované reality umožňuje rozdělit kontrolu na
- Předběžnou – zda všechny elementy nutné k žádoucímu průběhu určitého procesu či činnosti jsou způsobilé, zda odpovídají určeným specifikám.
- Průběžnou – prověření, zda průběh procesu či činnosti je v souladu se specifikami a řídícími záměry.
- Následnou – ověření toho, zda bylo dosaženo v průběhu procesu či činnosti požadovaných výsledků.
4.5 Přístupy a metody
při odpovědi na otázku „jak“ kontrolovat lze najít různé možnosti:
Běžná vnitřní kontrola
- přestavuje proces realizovaný statutárními orgány firmy. Má pevný metodický postup. Může jít i o kontrolu realizovanou mimoděk při procházení určitým pracovištěm.Audit
- představuje nestranné ověření určité skutečnosti, funkce útvaru, produktu atd. z hlediska procesů, které vedou k jejich realizaci, i z hlediska výsledků.- Externí audit – provádějí autorizovaní externí pracovníci nebo firmy. O výsledku je podávána objektivní zpráva (osvědčení, certifikát)
- Interní audit – provádějí zaměstnanci organizace, kteří jsou k tomu vyškoleni. Je nutná jejich nezávislost na činnostech, které prověřují.
- zda jsou naplňovány přijaté koncepce a postupy,
- zda jsou dodržovány stanovené standardy,
- zda je využíváno zdrojů účinně a hospodárně,
- zda se plánované úkoly plní efektivně,
- zda se dosahuje cílů organizace.
4.6 Controlling
Nejstarší koncepce controllingu je zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových záměrů tj. plánů, rozpočtů či projektů.
Na základě zjištění vycházejících z relace „plán“ < ↔ > „skutečnost
- se vytváří ve stanovených časových okamžicích reálný obraz o stavu kontrolovaného objektu, zpravidla celé firmy,
- určují se odchylky od požadovaného stavu a
- přijímají se korigující opatření.
- ekonomické ukazatele plánu či rozpočty,
- časové aspekty, tzn. dodržování termínů,
- správné věcné plnění,
- dodržování kvality apod.
vychází z komplexního podchycení všech ekonomických a zejména nákladových událostí prostřednictvím účetních okruhů. Směřuje k objektivnímu a jednoznačnému vyhodnocení získaných informací.
V interpretaci závěrů se musí objevit
- konstatování týkající se požadovaného stavu = „jaké výsledky měly být“,
- zachycení skutečného stavu = „jaké jsou faktické výsledky“,
- vyhodnocení odchylek včetně určení míst a příčin jejich vzniku,
- přiřazení odpovědnosti za tyto odchylky = „proč jsou výsledky takové“,
- návrhy a opatření pro příslušné úrovně řízení.
Využití výpočetní techniky umožňuje provádět contolling v kratších časových periodách, zavést odchylkové analýzy a vyhodnocovat např. vliv výroby, cenové vlivy vstupů i výstupů, vlivy změn technicko-hospodářských norem, vliv změn odpisů, mezd apod. na plnění příslušných ekonomických ukazatelů.
Controlling při řízení projektů
Každý projekt by měl pro realizační fázi určovat věcnou náplň provázanou s rozpočtem nákladů a termíny plnění. Controlling tak může při porovnání se skutečným plněním poskytovat managementu jednak průběžný, dekádní, měsíční přehled o plnění projektu, jednak po dokončení projektu nabídnout komplexní analýzu plnění projektu.
Rozvojová koncepce controllingu
pojímá controlling jako nástroj podnikového řízení zaměřeného na rozvoj a budoucnost. Má poskytovat top managementu základní podkladové informace pro stanovení , popř. korektury kursu podniku.
Obecně je zaměřen jednak na informační systém – vymezení a zpřesňování informační základny, jednak na metody vyhodnocování údajů a jejich interpretaci pro potřeby manažerů různých úrovní.
Controlling jako systém včasného varování
Je zatím posledním vývojovým krokem.. Očekává se, že bude pružně poskytovat informace signalizující nejen případy poruch, ale i možného ohrožení plnění plánovaných úkolů, popř.. signalizovat i ohrožení konkurencí apod.
Automatická kontrola
Může být aplikována jako zpětná vazba řízení technických zařízení, např. jako automatická kontrola každého vyrobeného kusu.S využitím řady snímačů a na základě vyhodnocování získaných dat může průběžně poskytovat informace o stavu a průběhu řízených technologických procesů.
5. formování vnitřního kontrolního systému
Univerzální model vnitřního kontrolního systému organizace není nikde vymezen. Zaměření, charakter a četnost kontrolních aktivit se v různých organizacích liší. Několik obecných doporučení pro koncipování či zdokonalování kontrolních systémů:
- kontrolní systém je součástí systému řízení organizace, musí korespondovat s uplatněnými přístupy řízení, řídícími záměry, zavedenými komunikačními prostředky apod.;
- kontrolní systém nelze koncipovat jako souhrn dílčích kontrolních aktivit. Důraz musí být kladem na provázanost jednotlivých kontrol a eliminaci duplicit.
- signalizovat všechny významné případy, kdy hrozí různé potíže (finanční, ekonomické, ekologické, sociální), které mohou ohrozit stabilitu organizace či dokonce její existenci;
- upozorňovat na případy, které mohou ohrozit image produktu nebo celé firmy;
- směřovat těžiště kontrolních aktivit do oblasti plnění strategických záměrů rozvoje firmy, plánovaných cílů apod.;
Na úrovni výkonného managementu organizace
- těžiště kontrolního systému je obvykle spatřováno v následné kontrole, zejména finančních ukazatelů, tj. plnění plánu, čerpání rozpočtu apod.;
- menší důraz bývá kladem na průběžnou kontrolu, i když mnohé počítačové informační systémy umožňují prakticky průběžně informovat vedení firmy o základních ekonomických veličinách, například o
- denní výrobě a denním prodeji,
- změně stavu zásob, tj. výrobních, rozpracované výroby, hotových výrobků,
- vývoji pohledávek a závazků,
- stavu likvidity, zvláště pak obratu na běžném účtu,
- ještě menší důraz je věnován předběžné kontrole, tj. zajištění zdrojů, zabezpečení způsobilosti provozních podmínek apod.
Za formování a funkci účinného kontrolního systému nese vždy odpovědnost vrcholové vedení firmy, které by mělo
- vytvořit podmínky, které omezují vznik příležitostí k podvodům, zpronevěrám či korupci, např. nespojovat funkci pokladní a účetní, zamezit možnosti, aby nákupčí si sám volil dodavatele;
- zabezpečit fungující vnitřní kontrolní systém, zvláště ve větších organizacích může být vytvořen samostatný kontrolní útvar vnitřní kontroly nebo alespoň zaveden systém interních kontrol prováděných vyškolenými kontrolory, kteří kontrolní akce realizují kumulovaně se svou kmenovou činností.
Uplatňovaný styl řízení musí vést všechny pracovníky k odpovědnému přístupu k vlastním činnostem. Neměli by spoléhat, že kontrolní činnost všechny případné nedostatky odstraní.
Ve vztahu ke kontrolorům musí být kontrolní systém založen na následujících zásadách:
- zavedení vnitřního kontrolního systému nemá vést k přenosu odpovědnosti za neplnění a neshody na kontrolora;
- kontrola není pojišťovacím agentem proti všem rizikům;
- kontroloři mohou být hlídacím psem, ale ne psem honícím.
- absenci kontroly – skutečnost, že kontrola není prováděna nebo je prováděna jen v nepatrné míře, může vést k preferování individuálních zájmů, k podvodům, defraudacím apod.;
- nízké autoritě kontroly – tento stav často pramení z omezené palety postihů, které mohou kontrolní orgány uplatnit v případě zjištění neshody;
- nadměrné kontrole – častá či detailní kontrola nemusí být efektivní. U pracovníků může vést k přesvědčení, že se jim příliš nedůvěřuje;
- nepřesné kontrole – závěry jsou získávány na základě okrajových zjištění nebo naopak zjištěné extrémní skutečnosti jsou otupeny zprůměrňováním;
- subjektivní kontrole – kontrolní verdikt závisí na stanovisku kontrolujícího, neopírá se o žádné kriterium;
- nesrozumitelným závěrům – zjištěné skutečnosti jsou nepřesně interpretovány, popis neshody je nejasný, není uvedeno vůči čemu, jakému kritériu je neshoda kontrolujícím určena;
- formálnosti kontroly – kontrolovaným připadá, že jde „o kontrolu pro kontrolu“, nebo je důraz kladem pouze na formální aspekty, nebo se používají obecné postupy kontroly, aniž by se přihlíželo k charakteristickým zvláštnostem kontrolovaného objektu.
Závěrem
Kontrola je nedílnou součástí pracovní náplně každého manažera. Styl řízení ve firmě má u podřízených pracovníků vyvolat potřebu vlastní kontroly, sebekontroly. Ve velkých a větších organizacích je vhodné budovat vnitřní kontrolní systém, který musí mít jasno „proč“, „co“, „kdo bude“, „kdy a jak“ kontrolovat.
Statutární orgány a vrcholové vedení firmy by měly mít řízenou realitu „pod kontrolou“, měly by mít jistotu, že nedochází k podvodům, neshodám, které mohou vést k ohrožení organizace či ekonomickým sankcím.